Leasing samochodowy to sposób finansowania, który doskonale sprawdzi się zarówno w przypadku przedsiębiorców, jak i klientów indywidualnych. Klient biznesowy ma możliwość skorzystania z leasingu klasycznego lub leasingu nowoczesnego, natomiast osobom prywatnym dedykowany jest tzw. leasing konsumencki. Wszystkie trzy rozwiązania są do siebie zbliżone i działają na tej samej zasadzie - finansujący, czyli leasingodawca, w zamian za określone w umowie wynagrodzenie płacone w systemie ratalnym (czyli raty leasingowe), oddaje leasingobiorcy w użytkowanie samochód. Warto jednak pamiętać o tym, że korzystanie z samochodu niesie ze sobą także potrzebę uiszczania opłat eksploatacyjnych. Przyjrzyjmy się zatem bliżej, kto ponosi takie opłaty oraz - w przypadku, gdy umowa leasingowa zawierana jest z klientem biznesowym - w jaki sposób opłaty te należy rozliczać.
Opłaty eksploatacyjne w leasingu samochodowym
Jak wynika z treści umowy leasingowej, a także z artykułu 709 Kodeksu cywilnego, leasingobiorca zobowiązuje się do spłaty miesięcznych rat. Ich wysokość ustalana jest na podstawie całkowitej wartości samochodu (w przypadku leasingu klasycznego), lub na podstawie spadku wartości pojazdu w czasie obowiązywania umowy (w przypadku konsumenckiego oraz leasingu nowoczesnego). Ponadto ma on możliwość wniesienia opłaty wstępnej, w postaci wkładu własnego, by obniżyć wysokość comiesięcznych rat. Należy jednak pamiętać o tym, że leasingobiorca zobowiązany jest także do wykupienia odpowiedniej ochrony ubezpieczeniowej - korzystając z proponowanych przez leasingodawcę rozwiązań lub poszukując samodzielnie oferty towarzystwa ubezpieczeniowego, która spełni wyznaczone przez finansującego warunki. Warto sprawdzić oferowane przez leasingodawcę polisy, ponieważ bardzo często gwarantują one preferencyjne warunki ubezpieczenia dla leasingobiorcy.
Poza powyższymi kosztami, dodatkowe koszty eksploatacyjne generowane są podczas codziennego użytkowania samochodu, będącego przedmiotem leasingowania. Wiążą się ona z takimi czynnościami, jak konieczność uzupełniania benzyny w baku pojazdu, ale także powstają wskutek wymaganych prawem obowiązkowych przeglądów technicznych, potrzebnych badań oraz niezbędnych napraw samochodu, by był sprawny do jazdy. Należy także pamiętać o regularnym, systematycznym serwisowaniu samochodu, bez wątpienia wpływa to bowiem na wydłużenie jego żywotności. Dodatkowym kosztem eksploatacyjnym w przypadku leasingu jest także opłata związane z abonamentem radiowo-telewizyjnym. Osoby fizyczne, które leasingują samochód, płacą jedną opłatę abonamentową bez względu na liczbę odbiorników w gospodarstwie domowym, natomiast osoby fizyczne, czyli klienci biznesowi, zobowiązani są ponosić opłatę za każdy odbiornik z osobna. Jak wynika z umowy leasingowej, wszystkie koszty eksploatacyjne samochodu, w tym związane z jego naprawami i pracami konserwacyjnymi, ponosi leasingobiorca.
Rozliczenia kosztów leasingowanego pojazdu - zasady ogólne
Decyzja o leasingowaniu samochodu okazuje się doskonałym pomysłem, jeśli wziąć pod uwagę przepisy podatkowe, sprzyjające w tej materii przedsiębiorcom. Przede wszystkim duże znaczenie ma fakt, że zarówno raty leasingowe samochodu, jak i wszystkie koszty eksploatacyjne związane z jego użytkowaniem, a także opłata wstępna, mogą być w całości wliczone przez przedsiębiorcę w koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Jedynym warunkiem jest wartość auta, która w przypadku samochodów osobowych nie powinna przekraczać 150 tysięcy złotych, a w przypadku pojazdów elektrycznych - 225 tysięcy złotych. Opłata wstępna, jaką poniósł leasingobiorca, może być wliczona w koszty firmowe, jeżeli umowa leasingu samochodu zawierana jest na czas określony, a finansujący dokonuje odpisów amortyzacyjnych. Szerzej tę kwestię reguluje Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, a ściślej artykuł 23f tego aktu prawnego. Należy jednak pamiętać o tym, by - zgodnie z treścią ustawy - łączna suma rat miesięcznych i innych opłat w umowie leasingowej była co najmniej równa wartości początkowej samochodu, będącego przedmiotem leasingowania.
Koszty eksploatacji leasingowanego samochodu a kwestia podatku
Z dniem 23 października 2018 r. w życie weszła Ustawa o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350). Ten akt prawny wprowadził szereg zmian i nowelizacji, związanych z podatkiem i jego rozliczaniem - między innymi regulując nowe zasady rozliczania kosztów, jakie związane są z użytkowanymi w danym przedsiębiorstwie pojazdami. W ich przypadku kluczowy jest bowiem fakt, w jaki sposób użytkowany jest samochód firmowy. Innymi słowy - czy pojazd służy wyłącznie do celów służbowych, firmowych, czy też stosowany jest dodatkowo do podróży, które nie mają związku z prowadzoną przez dane przedsiębiorstwo działalnością.
Pojawia się zatem zasadnicze pytanie - jak można udowodnić, w jaki sposób użytkowany jest pojazd? Odpowiedź znajduje się w artykule 86a Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535). Zgodnie z jego treścią, przedsiębiorca zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Powinna ona zawierać nie tylko numer rejestracyjny samochodu czy też regularnie aktualizowany stan licznika, wskazującego obecny przebieg samochodu, ale również każdorazowo wskazywać jednoznacznie na powód lub sposób wykorzystania samochodu. W przypadku, gdy przedsiębiorca będący podatnikiem prowadzi taką ewidencję przebiegu pojazdu zgodnie z powyższymi zasadami i zgodnie z zawartymi w niej wpisami, potrafi wykazać, że samochód wykorzystywany jest wyłącznie w celach służbowych, związanych z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Z tego powodu ma możliwość rozliczenia całkowitej kwoty kosztów - w przypadku auta, którego wartość nie przekracza 150 tysięcy złotych. Ponadto - zgodnie z treścią ustawy - w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art.86 ust.2, stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika (art.86 ust.1).
W sytuacji, gdy przedsiębiorca, będący podatnikiem nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu, uznaje się, że samochód ten wykorzystywany jest zarówno w celach związanych z działalnością, jak i w celach prywatnych. W związku z powyższym przedsiębiorca powinien wówczas postąpić zgodnie z art. 23 ust.1 pkt 46a Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z treścią tego artykułu, do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się 25% poniesionych wydatków (...) z tytułu kosztów używania samochodu osobowego (…) – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Co istotne, powyższe przepisy obowiązują nie tylko w przypadku samochodów kupionych za gotówkę przez przedsiębiorcę, ale także w przypadku pojazdów, które użytkowane są przez przedsiębiorstwo na podstawie umowy leasingowej i stanowią przedmiot niniejszej umowy.